Un elemento fundamental para la buena operación de un sistema de transporte es el manejo oportuno de la información, área en la cual la tecnología ha desarrollado diversas herramientas a fin de facilitar el intercambio y realización de actividades tendientes al mejoramiento del comercio. La oferta de tecnologías de la información aplicable a la transportación ha crecido sustancialmente en los últimos años, contribuyendo cada vez más al abatimiento de los costos de transporte.

La aplicación de las tecnologías informáticas dentro del transporte abarca tres áreas principales: el area técnica, que engloba las aplicaciones orientadas a los medios para producir los servicios; el área comercial o dominio de las aplicaciones destinadas a mejorar la calidad de los servicios al cliente y el área de la información general, enfocada principalmente a la información de mercado.

En el área comercial destacan por su avance y su utilidad algunas aplicaciones sobre la gestión en la comercialización y la relación empresa-cliente, así como los sistemas de Intercambio Electrónico de Datos (conocidos comúnmente como EDI - Electronic Data Interchange).

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es un sistema ideado con el fin de efectuar transferencias electrónicas de información y documentación involucrada en transacciones comerciales o administrativas, las cuales son realizadas entre computadoras geográficamente separadas. Estas computadoras utilizan códigos homogéneos para la transmisión y recepción de mensajes y funcionan gracias a un programa especial de traducción, mediante el cual los datos comunes introducidos se convierten a formatos estándar y estos a su vez en mensajes EDI para ser enviados por la misma computadora hasta localidades distantes, usando la vía telefónica o la transmisión de señales por satélite. El mensaje es recibido, interpretado y procesado por la computadora de destino, la cual responde utilizando la misma base de datos y la misma vía de transmisión.

Dado este esquema de funcionamiento, es común que la aplicación de los sistemas EDI entre empresas transportistas y sus clientes o socios se dé intercambiando información de diferentes tipos como: ventas, operación, tránsito, trámites, administración, manejando la formulación y envío electrónico, entre otros, de documentos como órdenes de pedido, planeación, compras, envío y recepción de mercancías, pagos, notas, especificaciones, etc.

Algunas de las ventajas proporcionadas por el uso de sistemas EDI son: reducción de lo volúmenes de inventarios, de tiempo en el traslado de documentación, cantidad de papel utilizado, separación adecuada de la información, disminución de errores, etc. Además permite un flujo de información más rápido y con mayor exactitud, relaciones más cercanas entre proveedores y clientes, implantación de programas de entregas Justo a Tiempo y otras mejoras sustanciales a los servicios al cliente.

De esta manera, el uso de EDI ayuda a incrementar la productividad y la competividad de las empresas, tanto transportistas como usuarias del transporte.

Partes importantes en la conformación de los sistemas EDI son los programas y el equipo de cómputo (software y hardware), al igual que las normas o reglas internacionales establecidas para regir su funcionamiento. En los inicios de la aplicación de esta tecnología y durante un tiempo considerable, algunas empresas e instituciones gubernamentales desarrollaron sus propios sistemas EDI y sus propias reglas, generando con ello la proliferación de formatos que amenazaban con convertirse más en una barrera que en una herramienta útil de trabajo. Así por ejemplo, en Estados Unidos, a mediados de los años ochenta, un grupo llamado Transport Data Coordinating Committee (TDCC) desarrolló su sistema de mensajes EDI, posteriormente el American National Standard Institute (ANSI) generó un nuevo sistema basado en la sintáxis de TDCC. Casi al mismo tiempo en Europa la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa (UN/ECE) introdujo su propio EDI diferente.

Tiempo después la ONU estableció una conexión entre UN/ECE y ANSI con la finalidad de crear un EDI realmente homogéneo a nivel internacional. El resultado fue el sistema UN/EDIFACT, definido como Reglas de las Naciones Unidas para el Intercambio Electrónico de Datos para Administración, Comercio y Transporte, mismo que recibió la aprobación de la ISO (Organización Internacional de ormalización) en 1987.

Con base en este sistema se integraron comités sectoriales especializados para desarrollar códigos uniformes para los mensajes más comunes. En el transporte los mensajes están basados en un mensaje general que contiene información sobre reservación, documentación, facturación, registro de clientes y procesos operacionales.

La implantación de un sistema EDI requiere de ciertas consideraciones internas y externas por parte de la empresa:

• Consideraciones internas:
  

  Primeramente la empresa debe determinar con precisión el tipo de aplicación que va a utilizar, es decir, si el uso de EDI estará enfocado hacia el área técnica, hacia el área comercial o hacia el área de información general. Posteriormente la empresa debe capacitar adecuadamente al personal que se dedicará a la implantación y manejo de los sistemas EDI, así como verificar que los datos requeridos estén disponibles en los sistemas existentes. El personal capacitado deberá revisar todos los documentos a intercambiar e identificar cada dato con los formatos codificados a usar, para asegurar la inclusión de toda la información pertinente.

• 
  
  
• Consideraciones externas:
  

  La empresa debe identificar claramente a los socios potenciales con los que efectuará las transferencias de información así como establecer los términos en que se dará el intercambio. Lo anterior implica ponerse de acuerdo sobre la versión de los estándares que se aplicarán y verificar que cada socio tenga la información suficiente para interpretar correctamente los datos.

Elaborado con base en notas del Curso Internacional sobre Distribución Física Internacional (impartido por el IMT durante agosto de 1993).