En la actualidad, el control de inventarios reviste gran importancia para las empresas que deben aumentar su productividad para mantenerse competitivas. Aunque hoy existen tendencias para que las empresas reduzcan al mínimo sus inventarios, existen razones relacionadas con la productividad global de la empresa y con los niveles de servicio ofrecidos a los clientes que justifican ciertos niveles de existencias.

Los inventarios son una especie de "amortiguador" de los procesos de producción y distribución, que permiten disponer de insumos o de productos terminados en las cantidades necesarias y en los momentos oportunos. Según la práctica actual, lo ideal es que las mercancías en tránsito no lleguen antes, para no acumularse y provocar inventarios y movimientos en almacén, ni después, para no dar lugar a interrupciones de los procesos de producción o distribución.

Para toda empresa, el interés en reducir los niveles de inventario radica en abatir sus costos financieros debidos a la inmovilización de capital en mercancías, así como los costos de almacenamiento, seguros e impuestos, entre otros.

La competencia internacional ha obligado a los fabricantes a producir con una mayor variedad de tamaños, colores, pesos y presentaciones con objeto de competir con productos cada vez más diversificados. Además, el costo de inventario de los fabricantes ha crecido por los altos niveles de servicio que los comercializadores exigen a sus proveedores. Este fenómeno se acentúa cuando los detallistas y grandes distribuidores mantienen inventarios bajos que precisan elevados niveles de servicio para evitar la falta de existencia en los puntos de venta final. Dentro de este esquema, los costos de inventario tienden a ser trasladados en cadena al fabricante, el cual, a su vez, los transmite a sus proveedores.

Para facilitar el control de los inventarios, las empresas de transporte deben adaptarse a los requerimientos de las empresas industriales y comerciales, proporcionándoles una gran calidad de servicio. Así, la rapidez y confiabilidad del transporte se convierten un factor decisivo para manejar adecuadamente los inventarios en tránsito y a la vez, cumplir con una función de "almacenamiento dinámico".

El control de los inventarios también ejerce presión en otras áreas funcionales de la empresa, las cuales tienen interés en que los inventarios se manejen de una manera conveniente a sus intereses. Así, comercialización, dado que desea el más alto nivel de servicio al cliente, pugna por un buen reaprovisionamiento de sus inventarios. Producción, que busca series de producción largas y económicas, también está interesada en inventarios disponibles. Finanzas, por el contrario, desea los más bajos niveles de inventarios para incrementar su ciclo de rotación, reducir los activos de la empresa y lograr la mejor utilización del capital.

Dados los legítimos intereses anteriores, las empresas deben implantar políticas de inventarios equilibradas, que aseguren el logro de sus objetivos y no de los objetivos parciales de sus departamentos. Para ello, algunas prácticas comunes son las siguientes :

1. Acumulación temporal de inventarios de materias primas o de productos terminados para lograr descuentos en compras de oportunidad. En este caso, habrá que estimar el costo por inventarios más almacenaje durante el tiempo que no se empleen los bienes para evaluar si la opción de compra es conveniente.
2. Acumulación de inventarios debido a la obtención de descuentos en transporte, o bien para lograr ahorros debidos a que grandes compras también brindan ahorros en transporte a través de embarques completos (carro completo). En el caso de aprovisionamientos para la producción, el costo del transporte de materias primas es por lo general elevado y los costos de almacenamiento son bajos, por lo que la reducción de los fletes puede tener un impacto significativo en el precio de venta final. Para algunas industrias, como la automotriz, los inventarios de insumos pesan mucho sobre los costos de producción y suelen manejarse bajo esquemas de producción "Justo a Tiempo".
3. Mantenimiento de inventarios de emergencia para prevenir cortes en las líneas de producción o en el abastecimiento a puntos de venta final. La cantidad de mercancía en almacén dependerá de la probabilidad de que ocurra una falta de materiales y de su duración.
4. Compras especulativas por alza prevista en los precios, huelgas de proveedores, cambios políticos, etc.
5. Repartición de la producción o distribución de productos del campo que se producen en épocas específicas y requieren de almacenamiento o refrigeración.
6. Acumulación de inventarios para mantener la capacidad productiva de los proveedores y no provocar el cierre temporal de sus plantas. Por ejemplo, cuando el suministro de un cierto insumo depende de un solo proveedor, su eventual cierre acarrea problemas para la producción. Para efectos de protección, ello puede obligar a mantener inventarios por cortos períodos.
7. Los niveles de servicio al cliente son muy importantes desde el punto de vista comercial por lo que los inventarios también sirven para mejorar el nivel de servicio y reducir el costo por ventas perdidas, en caso de escasez de producto.

Haciendo a un lado la especulación, se puede concluir que las empresas deben esforzarse por reducir sus inventarios a través de esquemas de producción y transporte justo a tiempo y que deben estar preparadas para manejar adecuadamente sus inventarios. A pesar de ello, no todas las políticas de reducción de inventarios podrán tender forzosamente a "cero", por lo que cada empresa, según su tamaño, ramo, productos y segmentos de mercado, deberá establecer sus niveles óptimos en función de sus relaciones con proveedores y prestadores de servicios, incluyendo los de transporte.